В течении 2 квартала 2011 года проведены 2 проверки в организациях-источниках комплектования по соблюдения архивного законодательства: Территориальное управление Министерства социального развития Пермского края по Коми-Пермяцкому округу и ГКУК «Коми-Пермяцкий национальный ордена «Знак почета» Драматический театр.
Комплексная проверка проведена в Территориальном управлении Министерства социального развития Пермского края по Коми-Пермяцкому округу.
По итогам проверки рекомендовано:
1. Начальнику Территориального управления Министерства социального развития Пермского края по Коми-Пермяцкому округу Г.С.Мехоношиной:
1.1. Организовать выделение специального помещения для хранения документов, законченным делопроизводством оборудованное в соответствии с Правилами, и создать необходимые оптимальные условия для хранения документов (температурно-влажностного, светового, охранного режима в помещении, приобрести архивные короба).
1.2. Назначить специалиста управления ответственным за делопроизводство и архив.
1.3. Обновить и утвердить состав экспертной комиссии.
2. Ведущему специалисту Е.В.Борисовой:
2.1. Проводить комплекс мероприятий по соблюдению условий хранения архивных документов в соответствии с требованиями п. 4. Основных правил работы архивов организаций (регулирование температурно – влажностного, светового, охранного режима).
2.2. Проводить регистрацию поступающих запросов.
2.3. Составить дополнение к исторической справке в срок до 08 августа 2011 г.
2.4. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представлять на согласование заседании ЭМК КПОГА.
2.5. Оформление документов привести в соответствии с регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, в срок до 08 августа 2011 года.
2.6. Провести работу по розыску дел и уведомить архив в срок до 08 августа 2011г.
Информацию о выполнении рекомендаций ГКУ КПОГА предоставить до 01.12.2011 года.
Тематическая проверка по учету документов проведена в ГКУК «Коми-Пермяцкий национальный ордена «Знак почета» Драматический театр в присутствии начальника отдела кадров С. А. Бондюговой., (приказ о назначении ответственного за делопроизводство и ведение архива от 25.01.2011г.).
В ходе проверки установлено:
1. Учет документов в учреждении осуществляется централизованно, назначенным ответственным за делопроизводство и ведение архива.
2. Учетные документы размещаются в рабочем кабинете. Доступ к делам ограничен.
3. Документы постоянного срока хранения и по личному составу описаны по 2008 год, описи утверждены и согласованы на ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края.
4. В учреждении хранятся документы постоянного срока хранения с 2007 года в количестве 31дело, по личному составу с 1932 года, в количестве 170 дел.
5. Составлен реестр описей.
6. В каждой единице хранения имеется лист-заверитель.
7. Дело фона заведено, но не соответствует основным правилам работы организаций.
8. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создана экспертная комиссия (приказ от 25.01.2011г. № 4-ОД).
9. Положения об экспертной комиссии, о ведомственном архиве, утверждены и согласованы с ГКУ «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив» 24.02.2011 г.
10. Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, на 01 декабря составляется ежегодно.
11. Учет документов в учреждении осуществляется в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
По итогам проверки рекомендовано:
Начальнику отдела кадров С.А.Бондюговой
Сформировать дело фонда, в соответствии с нормативными документами (историческая справка, акты приема передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов, сведения о составе и объеме дел и документов) в срок до 08 августа 2011 года.