Порядок использования архивных документов в читальном зале ГКБУ «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив»

1. Общие положения

1.1. Настоящий  Порядок использования архивных документов в читальном зале (далее - Порядок)  разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных  архивах, утвержденным  приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 № 635 и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале ГКБУ "Коми-Пермяцкий окружной государственный архив" (далее - читальный зал).

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Пермского края, другими архивными документами, не содержащими сведениями, составляющие государственную тайну (далее - дела, документы) и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале.

1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам архива и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Плата за посещение читального зала, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

1.5. Платные услуги пользователям предоставляются в соответствии  с Прейскурантом на работы и услуги, выполняемые архивом, не противоречащим законодательству Российской Федерации.

1.6. Распорядок работы читального зала устанавливается руководством архива.

2. Порядок допуска пользователей в читальные зал

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются ФИО пользователя, должность, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.

Учащиеся школ, средних специальных учебных заведений допускаются к работе с документами вместе с преподавателем - руководителем на основании письма с обоснованием необходимости работы с документами архива.

2.2. Пользователь заполняет анкету установленного образца (приложение № 1 к Порядку) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается директором или заместителем директора на срок  не более  одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке.

Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя.  Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

3. Права и обязанности пользователя

3.1. Пользователь вправе:

3.1.1. Получать  для изучения дела, документы  в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящееся в удовлетворительном физическом состоянии.

Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных и муниципальных услуг.

3.1.4. Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.

3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

3.1.7. Получать консультации специалистов архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.

3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.10. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1.11. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.

3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

3.1.13. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.

3.1.14. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.15. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива.

3.1.16. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

3.1.17. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.

3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/ или сумке размером не более 200 x 300 мм.

3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.

3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.

3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.12. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.

3.2.13. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.14. Предъявлять сотруднику читального зала, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

3.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.16. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов, их поисковые данные.

3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Порядок выдачи дел, документов и научно-справочного аппарата

4.1. Дела, документы и справочно-поисковые средства к ним предоставляются пользователям на основании заполненных бланков – заказов (приложение № 2 к Порядку).

4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, до 20 дел или 10 единиц хранения фотодокументов, 10 печатных изданий, 3 подшивки газет.

4.3. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.3.1. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.3.2. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.3.3. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.

4.3.4. Пользователь несет ответственность за выданные ему дела и отвечает за сохранность документов. При повреждении документов составляется акт.

4.4. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

4.5. В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Порядок копирования и выдачи копий архивных документов

5.1. По заказу пользователя в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии. Качество изготавливаемых копий обеспечивается сотрудниками читального зала.

5.2. Заказ на копирование оформляется пользователем на специальном бланке и передается сотруднику читального зала (приложение № 3 к Порядку). При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. При копировании большого количества документов к бланку заказа дополнительно прилагается их перечень.

5.3. Копирование документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.4. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах".

5.5. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

5.6. Не принимается заказ на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, и также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

5.7. Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.

5.8. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архива допускается копирование документов техническими средствами пользователя.

Копирование техническими средствами пользователя, в том числе фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архива в их помещениях и под контролем сотрудника читального зала.

5.9. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователя, архив не несет.

5.10. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.

5.11. Копирование производится после оплаты пользователем за заказанную работу. Исполнение заказов на копирование документов, в зависимости от объёма и количества заказов на копирование, осуществляется в сроки, согласованные с пользователем. Плата взимается в установленном порядке.

См. Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации

Госуслуги   
На главную email Карта сайта