1. Общие положения
1.1 Документы ГКАУ ПК "Галактика" (далее – учреждение), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства, подлежат постоянному хранению в ГКБУ «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив» (далее - ГКБУ «КПОГА»).
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных федеральным законодательством хранятся в учреждении.
1.2 Учреждение обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующиеся в его деятельности. В соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение в ГКБУ «КПОГА».
Все работы с подготовкой, упорядочением, транспортировкой и передачей архивных документов производятся силами и за счет учреждения.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В учреждении для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан ведомственный архив.
Учреждение обеспечивает архив помещением, необходимым оборудованием.
1.4. Функции архива возлагаются на ответственное лицо за ведомственный архив, назначенное руководителем учреждения.
1.5 В своей работе ведомственный архив руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, организационно-распорядительными документами учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами ГКБУ "КПОГА" и настоящим Положением.
1.6 Положение о ведомственном архиве утверждается руководителем по согласованию с ЭПМК ГКБУ «КПОГА».
1.7 Контроль за деятельностью ведомственного архива осуществляет руководство учреждения.
1.8 Организационно – методическое руководство за деятельностью ведомственного архива осуществляет руководство учреждения и ГКБУ «КПОГА».
2. Состав документов ведомственного архива
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данному учреждению.
2.4. Служебные и ведомственные издания.
2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции ведомственного архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1 Комплектование документов постоянного и временного срока хранения, по личному составу.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности и использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.
3.2 В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством.
3.2.2. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года в ГКБУ «КПОГА» годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу после рассмотрения ЭК учреждения.
3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение дел.
3.2.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКБУ "КПОГА".
3.2.5. Организует использование документов:
- информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного, социально-правового и научного использования для работы в помещении учреждения;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан и в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения.
3.2.7. Представляет на согласование в ГКБУ «КПОГА» акты на дела временного срока хранения, выделенные к уничтожению в связи с истечением срока хранения.
3.2.8. Ежегодно составляет номенклатуру дел и один раз в 5 лет представляет ее на согласование в ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края. В случае изменения структуры и функций составляется новая номенклатура дел.
3.2.9. Ежегодно представляет в ГКБУ «КПОГА» сведения о составе и объеме документов, по установленной форме, хранящихся в учреждении.
3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации специалистов учреждения по вопросам ведения делопроизводства и архива.
4. Права ведомственного архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность
Ответственность за выполнение возложенных на ведомственный архив задач и функций несет лицо ответственное за работу ведомственного архива.
Скачать (в формате doc).